|
AutoSpedMAX |
Producentem i autorem programu jest
|
.L.O.G.I.S.O.F.T.
|
tel: 0-608-01-63-43 fax: 032-241-50-05 e-mail: biuro@galas×com×p http://www×galas×com×pl/
_ 41-500 Chorzów
WPKiW
Al.Harcerska 3c |
Wymagania systemowe
§
Komputer zgodny
z IBM PC
§
Procesor Intel
486DX/66 MHz lub lepszy
§
System operacyjny
zgodny z Microsoft Windows 95, 98, Me, 2000, NT, XP, Vista
§
Wolna pamięć RAM
256 MB
§
15MB wolnej
przestrzeni na dysku (w chwili instalacji)
§
Karta grafiki
zgodna z SVGA
§
Ustawienia
ekranu: rozdzielczość 800x600, co najmniej 256 kolorów
§
Sieć zgodna z
Microsoft Windows
Poniżej
przedstawiono schemat działań realizowany przez program. Zaznajomienie się z
nim pozwoli na szybkie zrozumienie konstrukcji programu.
a) Przychodzące
zamówienia od zleceniodawcy należy zarejestrować jako zadanie
spedycyjne. Zadanie spedycyjne określane jest także mianem zlecenie
przychodzące lub ładunek. Do danych zlecenia należą m. in.:
- dane
zamówienia i zleceniodawcy
- kalkulacja kwot,
którymi zostanie obciążony zleceniodawca za transport
- informacja o
załadunku i rozładunku
- dane towarów
Zlecenia
przychodzące obsługuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Zadania
spedycyjne
b) Zadania
spedycyjne grupuje się w bazie używając pojęcia kontrakt. Program
prowadzi bazę kontraktów, w których mogą być przechowywane stałe informacje
związane z określoną grupą zadań (np. zleceniodawca,
kalkulacja, miejsce za- i rozładunku). Zadania spedycyjne, które nie należą do
żadnego kontraktu należy przypisywać do kontraktu "ogólnego".
Kontrakty obsługuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Kontrakty. Zadbanie o właściwe dane w kontrakcie może
znacznie przyśpieszyć rejestrowanie nowego ładunku, gdyż zostanie już na
wstępie wypełniony odpowiednimi danymi.
c) Niezależnie
od zarejestrowanych zadań spedycyjnych rejestruje się dane przygotowywanego transportu.
Do danych transportu (przewozu) należą:
- dane
przewoźnika
- dane pojazdu
i kierowcy
- uwagi
umieszczane na zleceniu dla przewoźnika
- dane ogólne
Dane transportu
obsługuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Transporty
d) Ostatnią
czynnością przed wydrukiem zlecenia dla przewoźnika jest powiązanie kreślonego
transportu z ładunkiem (czyli zadaniem spedycyjnym). Można dokonać tego na
kilka sposobów. Najłatwiej kliknąć przycisk [Ładunki] widoczny po otwarciu
danych transportu, tam wskazać odpowiedni ładunek i kliknąć [Dołącz]. W
przypadku pomyłki można wycofać czynność klikając [Odłącz]. Potem [Wyjdź] i
można drukować [Drukuj].
Bardziej
zaawansowany sposób przydzielania ładunków do transportów uzyskuje się
wykorzystując opcję menu Spedycja-Przydzielanie zadań
Szybkie wypełnienie zlecenia dla przewoźnika
Proste zlecenie
(jeden ładunek na z góry wiadomy transport) można wypełnić w uproszczony
sposób. poniżej przedstawiona zostanie sekwencja czynności:
- wybrać opcję Spedycja-Transport
- kliknąć [Dopisz]
- Wstawić
odpowiednie dane do transportu
- kliknąć [Nowy
ładunek] - program utworzy i automatycznie przypisze do transportu nowy
ładunek (czywiście "po drodze" należy
określić pod jaki kontrakt przypisać ten ładunek. W tym celu automatycznie
wyświetlana jest lista kontraktów - można wykorzystać istniejący lub dopisać
nowy.
- Wstawić
odpowiednie dane ładunku (inf. o załadunku i rozładunku)
- kliknąć [Transport]
- nastąpi przejście do transportu
- kliknąć [Drukuj]
Tak uzyskane
dane zlecenia dla przewoźnika można uzupełniać, np.
przez przypisanie następnych ładunków.
W tym przypadku
postępujemy początkowo tak jak przy ładunku całopojazdowym.
Następne ładunki dopisuje się do transportu przez kliknięcie [Nowy ładunek].
Uwaga:
Z powodu szybkiego rozwoju oprogramowania producent zastrzega sobie
możliwość umieszczenia zmian w programie nie objętych niniejszą instukcją.
Dane i ich organizacja
Program AutoSpedMax wspomaga pracę spedytora w zakresie zarządzania
ładunkami i transportami. Temu celowi służy szczególna
organizacja danych.
Program pozwala
spedytorowi na swobodne operowanie danymi ładunków i transportów. Stworzenie
zlecenia dla przewoźnika polega na powiązaniu tych danych. Możliwe jest
przypisanie transportowi jednego ładunku, gdy mamy do czynienia z transportem całopojazdowym lub kilku ładunków, gdy realizujemy
doładunki (transport wielozaładunkowy). Wykonanie
różnych czynności na danych ładunków i transportów przez spedytora jest bardzo
łatwe, rzeczywiste skomplikowane operacje są wręcz niezauważalne.
Powyższy opis
nie dotyczy transportu drobnicowego, realizowanego przez program AutoSpedMax - Drobnica. Niniejsza instrukcja nie obejmuje
programu w tym wykonaniu.
Wyżej opisana
organizacja danych pozwala na łatwe analizowanie pracy ze strony przychodzących
zleceń i stanu ich realizacji, a także ze strony transportów i ich kosztów.
Ładunek
Głównym zespołem
danych są informacje o ładunku nazywane też w zależności od kontekstu zleceniem
przychodzącym lub zadaniem spedycyjnym.
W skład danych
zadania spedycyjnego wchodzą następujące informacje:
·
zleceniodawca
·
zlecenie (numer,
data)
·
kalkulacja
(waluta, ceny, opis)
·
miejsce
załadunku
·
data załadunku
·
miejsce odprawy
celnej przy załadunku
·
kolejne miejsce
załadunku i odpraw celnych
·
miejsce
rozładunku
·
data rozładunku
·
miejsce odprawy
celnej przy rozładunku
·
kolejne miejsce
rozładunku i odpraw celnych
·
towary (symbol,
nazwa, ilość, waga, objętość, opis)
W oparciu o
każde zlecenie przychodzące może być wykonana faktura przez program
MaxFaktura2. Podstawowymi danymi przenoszonymi do faktury są:
·
numer zlecenia
·
numer transportu
·
data, miejsce
załadunku i rozładunku
·
waluta i należność
za odcinek krajowy, zagraniczny i inną operację (o ile występuje)
·
nabywca
(zleceniodawca)
Transport
Drugim
podstawowym zespołem informacji są dane transportów, występujące w programie
pod pojęciem zlecenia dla przewoźnika. W skład tych danych wchodzą
następujące informacje:
·
znak zlecenia
(numer, data)
·
przewoźnik
·
pojazd (rodzaj,
nr rejestracyjny ciągnika i naczepy)
·
kierowca (imię,
nazwisko, nr dokumentu)
·
kalkulacja
(waluta, kwoty, informacje dodatkowe)
·
faktura
otrzymana od przewoźnika
·
rejestr kosztów
przewozu
·
zestaw formuł
stanowiących część umowy
·
dodatkowe
informacje
Kontrakt
Dla
uporządkowania, zlecenia przychodzące rejestrowane są z podziałem na kontrakty.
W kontrakcie takie dane jak zleceniodawca, miejsce załadunku i rozładunku,
towar są względnie stałe. Informacje te są wykorzystywane przez program przy
rejestracji zlecenia w celu automatycznego wypełnienia rubryk zadania
spedycyjnego. Oczywistym jest, że nie wszystkie ładunki przewożone są w ramach
jakiegokolwiek stałego kontraktu. W takim przypadku program dostarcza kontraktu
ogólnego, który służy rejestracji dowolnych zleceń.
Główne
komponenty programu
W wielu
miejscach programu użytkownik wykorzystuje rozbudowane moduły pozwalające na
szybszą pracę i rejestrujące dane do dalszych zastosowań. Należą do nich takie
moduły jak:
·
obsługa tabeli
kontrahentów
·
rejestr tabel
kursów walut NBP
Obsługa
tabeli kontrahentów

Rejestrując dane przychodzącego zlecenia wprowadzamy m.in. informacje o miejscu
załadunku. Znakomicie ułatwia to wykorzystywanie tabeli kontrahentów. Klikając
w przycisk [Miejsca] otwieramy okno, w którym możemy znaleźć odpowiednie dane
lub dopisać nowe. Poniższa ilustracja przedstawia wygląd ekranu po wejściu do
bazy kontrahentów.
Z tabeli
kontrahentów korzystamy przy wprowadzaniu, m.in.:
·
zleceniodawcy
·
miejsca
załadunku
·
miejsca
rozładunku
·
przewoźnika
Do danych
kontrahentów uzyskujemy dostęp także z poziomu głównego menu, opcja Dane-Firmy,
miejsca, osoby.
Okno podzielone
jest na dwie części. W górnej widzimy listę zarejestrowanych firm, a w dolnej
listę osób lub miejsc związanych z firmą wskazaną w górnej części. Wszystkie
firmy w bazie przypisane są do jednej z grup:
·
miejsca
rozładunku (M.ROZ)
·
miejsca
załadunku (M.ZAL)
·
nadawcy,
odbiorcy (NAD/OD)
·
przewoźnicy
(PRZEW)
·
zleceniodawcy
(ZLEC)
·
miejsca odpraw
celnych (ZOLL)
O tym, czy
listę firm widzimy tylko w zakresie określonej grupy, czy też wszystkie
decyduje wybranie przełącznika Pokaż z grupy. W szybkim wyszukaniu
określonej firmy pomagają poniższe mechanizmy:
·
szukanie wg
symbolu wprowadzanego z klawiatury
·
szukanie wg NIP
·
szukanie wg
dowolnego ciągu znaków (po klawiszu [F3])
Dopisanie
danych następuje po kliknięciu w przycisk [Dopisz]. Wyświetlane są wtedy puste
rubryki, w których należy zapisać podstawowe dane: nazwa, adres, numer
rejestrowy, bank, inne. Bardzo ważną daną jest symbol którym będziemy w
przyszłości identyfikować tę firmę. Najlepiej jeżeli jest to charakterystyczne
słowo w nazwie. Jeżeli w danych chcemy zapamiętać np.
listę osób lub biur związanych z firmą dokonujemy tego w dolnej części okna.
Jest to znakomicie ułatwione po kliknięciu w przycisk [Edycja miejsc].
Zamknięcie edycji miejsc następuje po kliknięciu przycisku [Zamknij].
Zamknięcie edycji i zapisanie danych firmy następuje po kliknięciu w [OK].
W analogiczny
sposób możemy uzupełniać i modyfikować dane zarejestrowanej firmy.
W przypadku
przewoźników lista miejsc ma szczególne znaczenie, interpretowana jest
jako lista pojazdów i ich kierowców. W tym przypadku w polu Miejsce
należy wpisać numer ciągnika i naczepy (np. WXY
123/XYZ432).
Rejestr
kursów walut NBP
Tabele średnich
kursów walut publikowane przez NBP mają szczególne znaczenie dla
przedsiębiorstw współpracujących z zagranicą. Programy AutoSpedMax
i MaxFaktura2 wspólnie wykorzystują moduł o nazwie Tabele Kursów Walut.
Poniższa ilustracja przedstawia okno z listą zarejestrowanych tabel NBP.
Rejestr ten może być uzupełniany automatycznie, z wykorzystaniem internetu, przez program Tabele Kursów Walut.

Wejście do tabel kursów walut następuje po wybraniu opcji menu Dane-tabele
kursów walut NBP. Okno z danymi podzielone jest na dwie części. W lewej
znajduje się lista tabel, na której możemy wskazać interesujące dane, a w
prawej widzimy wszystkie kursy należące do wskazanej tabeli. Z poziomu tego
okna możemy dokonać:
·
zarejestrowania
tabeli
·
korekty danych
·
edycji kursów
sztywnych
·
przeliczenia
określonej kwoty w walucie na PLN
·
wyszukać tabelę
obowiązującą w danym dniu
·
wczytać dane
zapisane na dysku (np. pochodzące z zewnętrznych
źródeł)
·
wyeksportować
dane tabel do pliku TXT
·
automatycznie
uzupełnić dane w oparciu o internet (dotyczy tylko
programu Tabele Kursów Walut)
·
pobrać walutę i
kurs do faktury
Rejestracja
kontraktu
Przed
wprowadzeniem danych zlecenia przychodzącego należy zarejestrować kontrakt, do
którego to zlecenie należy. Nie musimy tego robić w przypadku gdy zlecenie ma
charakter incydentalny, które wprowadzamy do kontraktu „ogólnego”.
Dostęp do
rejestracji kontraktów i ich modyfikacji następuje z wykorzystaniem opcji Spedycja-kontrakty.
Wyświetlane wtedy jest okno z listą kontraktów. Przyciskając odpowiednie
przyciski możemy dokonać dopisania lub modyfikacji danych. Przy dopisywaniu
danych wprowadzamy ogólne dane służące głównie identyfikacji kontraktu (firma,
numer kontraktu, data, opis) oraz dane przyśpieszające późniejsze
zarejestrowanie zlecenia (waluta kalkulacji, zleceniodawca, miejsce załadunku,
miejsce rozładunku, ew. cena jednostkowa).
Rejestracja
przychodzącego zlecenia
W celu zarejestrowania
zlecenia otrzymanego od zleceniodawcy wykorzystujemy opcję Spedycja-ładunk,
albo klikamy w ikonę na pasku głównego menu, która jest zaznaczona na
poniższej ilustracji.

Zostaje
wyświetlone okno służące do zarządzania ładunkami. Podzielone jest na dwie
części. W górnej widzimy listę kontraktów, a w dolnej zlecenia zarejestrowane w
ramach kontraktu wskazanego w górnej części. Możemy tutaj:
·
zapoznać się z
danymi zarejestrowanego zlecenia
·
dopisać nowe
zlecenie
·
usunąć błędnie
wprowadzone dane
·
wyszukać ładunek
wg numeru zamówienia lub wg dowolnego ciągu znaków
Rejestracja
zlecenia może nastąpić w zwykły sposób - po wybraniu kontraktu klikamy w
przycisk [Dopisz] lub przez kopiowanie danych wcześniej zarejestrowanego
zlecenia.

W czasie edycji zlecenia mamy możliwość wprowadzania danych w oknach
przedstawionych na powyzszej i ponizszej
ilustracji.
Ze względu na
dużą ilość danych informacja o ładunku zawarta jest na dwóch planszach, do
których dostęp uzyskujemy wykorzystując zakładki Zlecenie/Kalkulacja i Trasa/Towar.
Nie jest wymagane wprowadzanie wszystkich danych. Informacje nieistotne dla
spedytora są nieistotne dla programu.

Poniżej opisano
pola możliwe do wypełnienia i ich znaczenie:
|
Zleceniodawca |
Symbol kontrahenta
zgodny z bazą firm, od którego otrzymujemy zlecenia i który będzie obciążony
za przewóz (domyślnie) |
|
Numer, data
zamówienia |
Dane z
otrzymanego zlecenia |
|
Data wpływu |
Data
otrzymania zlecenia |
|
Kalkulacja
należności |
Zestaw pól pozwalających
zapamiętać umówioną kwotę za przewóz z podziałem na odcinek krajowy,
zagraniczny, inne. Każda kwota może być w innej stawce VAT. Waluta wszystkich
kwot podana jest w górnej części rubryki. Kwoty mogą być podane globalnie za
transport, lub wyliczone w oparciu o cenę jednostkową - decyduje o tym
zaznaczenie pola Autom. |
|
Odcinek
krajowy, zagraniczny, inne |
Dodatkowy
opis pozycji kalkulacji. Jest przenoszony do faktury. |
|
Kontrakt |
Pole
wypełnianie automatycznie (z możliwością zmiany). |
|
Zadanie |
Wewnętrzny
numer zlecenia nadany przez spedytora. |
|
Wystawiono
fakturę nr, data sprzedaży |
Numer i data
faktury, powstałej w oparciu o dane z kalkulacji. Pole wypełniane
automatycznie przez program MaxFaktura2 w czasie tworzenia faktury. |
|
Pierwszy
załadunek |
Zestaw
informacji (termin, godzina, miejsce) dotyczących załadunku towarów. Należy
wykorzystywać bazę firm. |
|
Miejsce
odprawy celnej |
Odpowiednio:
miejsce odprawy celnej przy załadunku lub rozładunku. Można wykorzystywać bazę
firm lub wykonać wpis ręczny, np. u załadowcy. |
|
Ostatni
rozładunek |
Analogicznie
do pierwszego załadunku. |
|
Następne
miejsca załadunku, wcześniejsze rozładunku |
Tabela
kolejnych miejsc wraz z miejscami odpraw celnych. |
|
Towary |
Lista towarów
zawierająca dowolnie szczegółowe dane. |
Zapisanie
danych zadania spedycyjnego na dysku następuje po kliknięciu przycisku [Do
listy] lub [Do transportu].
Przygotowanie
zlecenia dla przewoźnika
Po zarejestrowaniu
otrzymanego zlecenia możemy bezpośrednio rozpocząć przygotowywanie zlecenia dla
przewoźnika zawierającego dane wprowadzonego ładunku. Najprostszym sposobem
jest, w trakcie edycji zadania spedycyjnego, kliknięcie w przycisk [Do
transportu]. Wtedy automatycznie, w sposób niezauważalny dla operatora zostaną
wykonane dwie operacje:
·
utworzenie
nowego zlecenia dla przewoźnika
·
przypisanie
ładunku temu zleceniu
Wyświetlenie
listy transportów z możliwością ich edycji następuje także po wybraniu opcji
menu Spedycja-Transporty lub po kliknięciu w ikonę na poniższej
ilustracji.

Lista
transportów wyświetlana jest w oknie, w którym mamy możliwość wyszukania
istniejącego zlecenia dla przewoźnika, edycji, dopisania i usunięcia. Poniższa
ilustracja przedstawia dane zlecenia dla przewoźnika. Ze względu na duży obszar
ekranu zajmowany przez nie, zastosowano wyświetlanie danych w grupach, które są
wybierane za pomocą zakładek. Dane podzielone są na następujące grupy:
·
Dokument,
zadania
·
Przewoźnik
·
Uwagi
Pola i ich
znaczenie na zakładce Dokument, zadania.
|
Numer, data |
Niepowtarzalny
numer zlecenia dla przewoźnika służący do jednoznacznej identyfikacji danych.
Nadawany jest automatycznie przy dopisywaniu transportu z możliwością ręcznej
zmiany. Struktura numeru pozwala na ciągnięcie niezależnych numeracji w wielu
seriach. |
|
Przejście
graniczne |
Jeżeli jest
to wymagane, można podać przejście graniczne. |
|
Rejestracja
opłat skarbowych |
W przypadku wykorzystywania
własnego taboru można rejestrować opłaty skarbowe przypadające na dany
transport. Program pozwala na wykonanie odpowiedniego zestawienia zbiorczego
za dany okres. |
|
Ładunki |
Ramka z listą
ładunków daje najważniejsze informacje w transporcie, a mianowicie listę
zadań spedycyjnych realizowanych w ramach danego zlecenia dla przewoźnika.
Tutaj widzimy czy mamy do czynienia z przewozem całopojazdowym,
czy wielozaładunkowym. Tu możemy sprawdzić
skuteczność operacji przyłączania lub odłączania ładunków od transportów. Wskazując na
tej liście określony ładunek i klikając przycisk [Pokaż ładunek] zamkniemy
zlecenie dla przewoźnika i przejdziemy do edycji danych ładunku. |
|
Towary w
zadaniu |
Po
zaznaczeniu pola Towary następuje wyświetlenie listy towarów
wchodzących w skład ładunku wskazanego na liście Ładunki. |
|
Transport
rozpoczęty |
To pole
wyboru wskazuje czy program zakwalifikował zlecenie dla przewoźnika do
rozpoczętych. Transporty mogą być w jednym z poniższych stanów: ·
w
przygotowywaniu ·
rozpoczęte ·
zakończone Transport w
przygotowywaniu jest do czasu wydrukowania zlecenia dla przewoźnika. Zadawane
wtedy jest operatorowi pytanie, czy uznać transport za rozpoczęty.
Twierdząca odpowiedź zakańcza przygotowywanie. Transport jest rozpoczęty.
Za zakończony zostanie uznany ten transport, w którym zarejestrowano fakturę
od przewoźnika lub inny dokument (zakładka Przewoźnik). |
Poniższa ilustracja przedstawia dane
wyświetlane po wybraniu zakładki Dokument, zadania.

Pola i ich znaczenie na zakładce Przewoźnik.

|
Przewoźnik |
Symbol zgodny
z bazą firm pozwalający na identyfikację jego firmy. W poniższych polach
należy wprowadzić adres i osobę kontaktową. Zaleca się wykorzystywanie bazy
firm. |
|
Środek
transportu |
Rodzaj
pojazdu (np. sam. cięż. |
|
Kierowca |
Imię,
nazwisko, numer paszportu (jeżeli wymagane). |
|
Proponowany
fracht |
Finansowa
część umowy z przewoźnikiem. Można podać kwotę podstawową z podziałem na
odcinek krajowy i zagraniczny oraz ewentualne kwoty dodatkowe. |
|
Faktura
przewoźnika |
Wprowadzenie
jakiegokolwiek symbolu w to pole powoduje zakwalifikowanie transportu do
zakończonych. Można tu zapamiętać zapłatę przewoźnikowi. |
|
Rzeczywiste
koszty przewozu |
Lista kwot
będących kosztami wykonania przewozu. Kwoty mogą być w różnych walutach.
Program sprowadza je do EUR i biorąc przychód podany w realizowanych
zadaniach spedycyjnych wylicza dochód na transporcie. |
Pola i ich
znaczenie na zakładce Uwagi.
Zlecenie dla
przewoźnika jest umową na wykonanie przewozu. W praktyce spedytor umieszcza na
nim szereg informacji o charakterze prawnym, organizacyjnym, finansowym i inne.
Ze względu na wykonywanie przewozów o różnym stopniu skomplikowania i
współpracy z różnymi przewoźnikami (w tym z własną bazą transportową) program
udostępnia możliwość stworzenia licznych zestawów uwag drukowanych na zleceniu
dla przewoźnika. Wybór określonego zestawu następuje na zakładce Uwagi.
Pola wypełniane
są automatycznie po wybraniu zestawu uwag w polu Nr zestawu. Jedynie dwa
pola, a mianowicie Uwagi (pole 4) i Uwagi indywidualne nie są
wypełniane automatycznie.
Zawartość pola Uwagi
(pole 4) jest specjalnie wyeksponowana (wytłuszczona czcionka, gruba ramka)
w górnej części wydruku zlecenia dla przewoźnika. Można tu umieścić ważne
informacje np. uwaga, towar wrażliwy na zamoknięcie.
Zawartość pola Uwagi
indywidualne drukowana jest w obszarze wcześniej omówionych uwag.
Po wprowadzeniu
niezbędnych danych zapisujemy je na dysku klikając przycisk [Ö Do listy].
Poniższa
ilustracja przedstawia pola wyświetlane po kliknięciu w zakładkę Uwagi.

Wydruk
zlecenia dla przewoźnika
Mając przed
sobą listę transportów wskazujemy transport, do którego chcemy wydrukować
zlecenie. Następuje to po kliknięciu w przycisk [Drukuj]. Program pozwala na
wydrukowanie następujących dokumentów:
·
zlecenie dla
przewoźnika
·
upoważnienie dla
kierowcy
·
awizacja do
miejsc załadunku
Jeżeli w
parametrze Drukowanie - przystosować podgląd przed wydrukiem podana jest
wartość 1, nastąpi podgląd wydruku na ekranie. Służy on ostatecznemu
sprawdzeniu poprawności danych, a także pozwala na wybór drukarki innej niż
domyślna (w tym wirtualnego telefaksu - jeżeli jest zainstalowany).
Upoważnienie
dla kierowcy oraz awizacja do miejsc załadunku tworzone są na rzecz określonych
odbiorców. Przed wydrukiem program wynajduje listę potencjalnych odbiorców i
wyświetla ją w oknie, w którym możemy dopisać następnych odbiorców i określić
jaki dokument dla kogo.