INSTRUKCJA OBSŁUGI PROGRAMU

 

AutoSpedMAX

 

 

 

Producentem i autorem programu jest

 

.L.O.G.I.S.O.F.T. 

                    Ryszard Galas 

 

tel: 0-608-01-63-43   fax: 032-241-50-05 

e-mail: biuro@galas×com×p    http://www×galas×com×pl/

                                                                            _

41-500 Chorzów                   WPKiW  Al.Harcerska 3c

Wszelkie prawa zastrzeżone

Wymagania systemowe

§         Komputer zgodny z IBM PC

§         Procesor Intel 486DX/66 MHz lub lepszy

§         System operacyjny zgodny z Microsoft Windows 95, 98, Me, 2000, NT, XP, Vista 

§         Wolna pamięć RAM 256 MB

§         15MB wolnej przestrzeni na dysku (w chwili instalacji)

§         Karta grafiki zgodna z SVGA

§         Ustawienia ekranu: rozdzielczość 800x600, co najmniej 256 kolorów

§         Sieć zgodna z Microsoft Windows

 

Szybkie zapoznanie się z podstawowymi funkcjami programu.

Poniżej przedstawiono schemat działań realizowany przez program. Zaznajomienie się z nim pozwoli na szybkie zrozumienie konstrukcji programu.

a) Przychodzące zamówienia od zleceniodawcy należy zarejestrować jako zadanie spedycyjne. Zadanie spedycyjne określane jest także mianem zlecenie przychodzące lub ładunek. Do danych zlecenia należą m. in.:

- dane zamówienia i zleceniodawcy

- kalkulacja kwot, którymi zostanie obciążony zleceniodawca za transport

- informacja o załadunku i rozładunku

- dane towarów

Zlecenia przychodzące obsługuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Zadania spedycyjne

b) Zadania spedycyjne grupuje się w bazie używając pojęcia kontrakt. Program prowadzi bazę kontraktów, w których mogą być przechowywane stałe informacje związane z określoną grupą zadań (np. zleceniodawca, kalkulacja, miejsce za- i rozładunku). Zadania spedycyjne, które nie należą do żadnego kontraktu należy przypisywać do kontraktu "ogólnego". Kontrakty obsługuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Kontrakty. Zadbanie o właściwe dane w kontrakcie może znacznie przyśpieszyć rejestrowanie nowego ładunku, gdyż zostanie już na wstępie wypełniony odpowiednimi danymi.

c) Niezależnie od zarejestrowanych zadań spedycyjnych rejestruje się dane przygotowywanego transportu. Do danych transportu (przewozu) należą:

- dane przewoźnika

- dane pojazdu i kierowcy

- uwagi umieszczane na zleceniu dla przewoźnika

- dane ogólne

Dane transportu obsługuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Transporty

d) Ostatnią czynnością przed wydrukiem zlecenia dla przewoźnika jest powiązanie kreślonego transportu z ładunkiem (czyli zadaniem spedycyjnym). Można dokonać tego na kilka sposobów. Najłatwiej kliknąć przycisk [Ładunki] widoczny po otwarciu danych transportu, tam wskazać odpowiedni ładunek i kliknąć [Dołącz]. W przypadku pomyłki można wycofać czynność klikając [Odłącz]. Potem [Wyjdź] i można drukować [Drukuj].

Bardziej zaawansowany sposób przydzielania ładunków do transportów uzyskuje się wykorzystując opcję menu Spedycja-Przydzielanie zadań

 

Szybkie wypełnienie zlecenia dla przewoźnika

Proste zlecenie (jeden ładunek na z góry wiadomy transport) można wypełnić w uproszczony sposób. poniżej przedstawiona zostanie sekwencja czynności:

- wybrać opcję Spedycja-Transport

- kliknąć [Dopisz]

- Wstawić odpowiednie dane do transportu

- kliknąć [Nowy ładunek] - program utworzy i automatycznie przypisze do transportu nowy ładunek (czywiście "po drodze" należy określić pod jaki kontrakt przypisać ten ładunek. W tym celu automatycznie wyświetlana jest lista kontraktów - można wykorzystać istniejący lub dopisać nowy.

- Wstawić odpowiednie dane ładunku (inf. o załadunku i rozładunku)

- kliknąć [Transport] - nastąpi przejście do transportu

- kliknąć [Drukuj]

Tak uzyskane dane zlecenia dla przewoźnika można uzupełniać, np. przez przypisanie następnych ładunków.

 

Szybkie wypełnienie zlecenia wielozaładunkowego

W tym przypadku postępujemy początkowo tak jak przy ładunku całopojazdowym. Następne ładunki dopisuje się do transportu przez kliknięcie [Nowy ładunek].

Uwaga:

Z powodu szybkiego rozwoju oprogramowania producent zastrzega sobie możliwość umieszczenia zmian w programie nie objętych niniejszą instukcją.

Dane i ich organizacja

 

Program AutoSpedMax wspomaga pracę spedytora w zakresie zarządzania ładunkami i transportami. Temu celowi służy szczególna organizacja danych.

Program pozwala spedytorowi na swobodne operowanie danymi ładunków i transportów. Stworzenie zlecenia dla przewoźnika polega na powiązaniu tych danych. Możliwe jest przypisanie transportowi jednego ładunku, gdy mamy do czynienia z transportem całopojazdowym lub kilku ładunków, gdy realizujemy doładunki (transport wielozaładunkowy). Wykonanie różnych czynności na danych ładunków i transportów przez spedytora jest bardzo łatwe, rzeczywiste skomplikowane operacje są wręcz niezauważalne.

Powyższy opis nie dotyczy transportu drobnicowego, realizowanego przez program AutoSpedMax - Drobnica. Niniejsza instrukcja nie obejmuje programu w tym wykonaniu.

Wyżej opisana organizacja danych pozwala na łatwe analizowanie pracy ze strony przychodzących zleceń i stanu ich realizacji, a także ze strony transportów i ich kosztów.

Ładunek

Głównym zespołem danych są informacje o ładunku nazywane też w zależności od kontekstu zleceniem przychodzącym lub zadaniem spedycyjnym.

W skład danych zadania spedycyjnego wchodzą następujące informacje:

·         zleceniodawca

·         zlecenie (numer, data)

·         kalkulacja (waluta, ceny, opis)

·         miejsce załadunku

·         data załadunku

·         miejsce odprawy celnej przy załadunku

·         kolejne miejsce załadunku i odpraw celnych

·         miejsce rozładunku

·         data rozładunku

·         miejsce odprawy celnej przy rozładunku

·         kolejne miejsce rozładunku i odpraw celnych

·         towary (symbol, nazwa, ilość, waga, objętość, opis)

W oparciu o każde zlecenie przychodzące może być wykonana faktura przez program MaxFaktura2. Podstawowymi danymi przenoszonymi do faktury są:

·         numer zlecenia

·         numer transportu

·         data, miejsce załadunku i rozładunku

·         waluta i należność za odcinek krajowy, zagraniczny i inną operację (o ile występuje)

·         nabywca (zleceniodawca)

 

Transport

Drugim podstawowym zespołem informacji są dane transportów, występujące w programie pod pojęciem zlecenia dla przewoźnika. W skład tych danych wchodzą następujące informacje:

·         znak zlecenia (numer, data)

·         przewoźnik

·         pojazd (rodzaj, nr rejestracyjny ciągnika i naczepy)

·         kierowca (imię, nazwisko, nr dokumentu)

·         kalkulacja (waluta, kwoty, informacje dodatkowe)

·         faktura otrzymana od przewoźnika

·         rejestr kosztów przewozu

·         zestaw formuł stanowiących część umowy

·         dodatkowe informacje

 

Kontrakt

Dla uporządkowania, zlecenia przychodzące rejestrowane są z podziałem na kontrakty. W kontrakcie takie dane jak zleceniodawca, miejsce załadunku i rozładunku, towar są względnie stałe. Informacje te są wykorzystywane przez program przy rejestracji zlecenia w celu automatycznego wypełnienia rubryk zadania spedycyjnego. Oczywistym jest, że nie wszystkie ładunki przewożone są w ramach jakiegokolwiek stałego kontraktu. W takim przypadku program dostarcza kontraktu ogólnego, który służy rejestracji dowolnych zleceń.

 

Główne komponenty programu

W wielu miejscach programu użytkownik wykorzystuje rozbudowane moduły pozwalające na szybszą pracę i rejestrujące dane do dalszych zastosowań. Należą do nich takie moduły jak:

·         obsługa tabeli kontrahentów

·         rejestr tabel kursów walut NBP

 

Obsługa tabeli kontrahentów


Rejestrując dane przychodzącego zlecenia wprowadzamy m.in. informacje o miejscu załadunku. Znakomicie ułatwia to wykorzystywanie tabeli kontrahentów. Klikając w przycisk [Miejsca] otwieramy okno, w którym możemy znaleźć odpowiednie dane lub dopisać nowe. Poniższa ilustracja przedstawia wygląd ekranu po wejściu do bazy kontrahentów.

 

Z tabeli kontrahentów korzystamy przy wprowadzaniu, m.in.:

·         zleceniodawcy

·         miejsca załadunku

·         miejsca rozładunku

·         przewoźnika

Do danych kontrahentów uzyskujemy dostęp także z poziomu głównego menu, opcja Dane-Firmy, miejsca, osoby.

Okno podzielone jest na dwie części. W górnej widzimy listę zarejestrowanych firm, a w dolnej listę osób lub miejsc związanych z firmą wskazaną w górnej części. Wszystkie firmy w bazie przypisane są do jednej z grup:

·         miejsca rozładunku (M.ROZ)

·         miejsca załadunku (M.ZAL)

·         nadawcy, odbiorcy (NAD/OD)

·         przewoźnicy (PRZEW)

·         zleceniodawcy (ZLEC)

·         miejsca odpraw celnych (ZOLL)

O tym, czy listę firm widzimy tylko w zakresie określonej grupy, czy też wszystkie decyduje wybranie przełącznika Pokaż z grupy. W szybkim wyszukaniu określonej firmy pomagają poniższe mechanizmy:

·         szukanie wg symbolu wprowadzanego z klawiatury

·         szukanie wg NIP

·         szukanie wg dowolnego ciągu znaków (po klawiszu [F3])

Dopisanie danych następuje po kliknięciu w przycisk [Dopisz]. Wyświetlane są wtedy puste rubryki, w których należy zapisać podstawowe dane: nazwa, adres, numer rejestrowy, bank, inne. Bardzo ważną daną jest symbol którym będziemy w przyszłości identyfikować tę firmę. Najlepiej jeżeli jest to charakterystyczne słowo w nazwie. Jeżeli w danych chcemy zapamiętać np. listę osób lub biur związanych z firmą dokonujemy tego w dolnej części okna. Jest to znakomicie ułatwione po kliknięciu w przycisk [Edycja miejsc]. Zamknięcie edycji miejsc następuje po kliknięciu przycisku [Zamknij]. Zamknięcie edycji i zapisanie danych firmy następuje po kliknięciu w [OK].

W analogiczny sposób możemy uzupełniać i modyfikować dane zarejestrowanej firmy.

W przypadku przewoźników lista miejsc ma szczególne znaczenie, interpretowana jest jako lista pojazdów i ich kierowców. W tym przypadku w polu Miejsce należy wpisać numer ciągnika i naczepy (np. WXY 123/XYZ432).

 

Rejestr kursów walut NBP

Tabele średnich kursów walut publikowane przez NBP mają szczególne znaczenie dla przedsiębiorstw współpracujących z zagranicą. Programy AutoSpedMax i MaxFaktura2 wspólnie wykorzystują moduł o nazwie Tabele Kursów Walut. Poniższa ilustracja przedstawia okno z listą zarejestrowanych tabel NBP. Rejestr ten może być uzupełniany automatycznie, z wykorzystaniem internetu, przez program Tabele Kursów Walut.

 


Wejście do tabel kursów walut następuje po wybraniu opcji menu Dane-tabele kursów walut NBP. Okno z danymi podzielone jest na dwie części. W lewej znajduje się lista tabel, na której możemy wskazać interesujące dane, a w prawej widzimy wszystkie kursy należące do wskazanej tabeli. Z poziomu tego okna możemy dokonać:

·         zarejestrowania tabeli

·         korekty danych

·         edycji kursów sztywnych

·         przeliczenia określonej kwoty w walucie na PLN

·         wyszukać tabelę obowiązującą w danym dniu

·         wczytać dane zapisane na dysku (np. pochodzące z zewnętrznych źródeł)

·         wyeksportować dane tabel do pliku TXT

·         automatycznie uzupełnić dane w oparciu o internet (dotyczy tylko programu Tabele Kursów Walut)

·         pobrać walutę i kurs do faktury

Rejestracja kontraktu

Przed wprowadzeniem danych zlecenia przychodzącego należy zarejestrować kontrakt, do którego to zlecenie należy. Nie musimy tego robić w przypadku gdy zlecenie ma charakter incydentalny, które wprowadzamy do kontraktu „ogólnego”.

Dostęp do rejestracji kontraktów i ich modyfikacji następuje z wykorzystaniem opcji Spedycja-kontrakty. Wyświetlane wtedy jest okno z listą kontraktów. Przyciskając odpowiednie przyciski możemy dokonać dopisania lub modyfikacji danych. Przy dopisywaniu danych wprowadzamy ogólne dane służące głównie identyfikacji kontraktu (firma, numer kontraktu, data, opis) oraz dane przyśpieszające późniejsze zarejestrowanie zlecenia (waluta kalkulacji, zleceniodawca, miejsce załadunku, miejsce rozładunku, ew. cena jednostkowa).

Rejestracja przychodzącego zlecenia

W celu zarejestrowania zlecenia otrzymanego od zleceniodawcy wykorzystujemy opcję Spedycja-ładunk, albo klikamy w ikonę na pasku głównego menu, która jest zaznaczona na poniższej ilustracji.


Zostaje wyświetlone okno służące do zarządzania ładunkami. Podzielone jest na dwie części. W górnej widzimy listę kontraktów, a w dolnej zlecenia zarejestrowane w ramach kontraktu wskazanego w górnej części. Możemy tutaj:

·         zapoznać się z danymi zarejestrowanego zlecenia

·         dopisać nowe zlecenie

·         usunąć błędnie wprowadzone dane

·         wyszukać ładunek wg numeru zamówienia lub wg dowolnego ciągu znaków

Rejestracja zlecenia może nastąpić w zwykły sposób - po wybraniu kontraktu klikamy w przycisk [Dopisz] lub przez kopiowanie danych wcześniej zarejestrowanego zlecenia.

 

 

 

 

 

 



W czasie edycji zlecenia mamy możliwość wprowadzania danych w oknach przedstawionych na powyzszej i ponizszej ilustracji.

Ze względu na dużą ilość danych informacja o ładunku zawarta jest na dwóch planszach, do których dostęp uzyskujemy wykorzystując zakładki Zlecenie/Kalkulacja i Trasa/Towar. Nie jest wymagane wprowadzanie wszystkich danych. Informacje nieistotne dla spedytora są nieistotne dla programu.

 


 

Poniżej opisano pola możliwe do wypełnienia i ich znaczenie:

Zleceniodawca

Symbol kontrahenta zgodny z bazą firm, od którego otrzymujemy zlecenia i który będzie obciążony za przewóz (domyślnie)

Numer, data zamówienia

Dane z otrzymanego zlecenia

Data wpływu

Data otrzymania zlecenia

Kalkulacja należności

Zestaw pól pozwalających zapamiętać umówioną kwotę za przewóz z podziałem na odcinek krajowy, zagraniczny, inne. Każda kwota może być w innej stawce VAT. Waluta wszystkich kwot podana jest w górnej części rubryki. Kwoty mogą być podane globalnie za transport, lub wyliczone w oparciu o cenę jednostkową - decyduje o tym zaznaczenie pola Autom.

Odcinek krajowy, zagraniczny, inne

Dodatkowy opis pozycji kalkulacji. Jest przenoszony do faktury.

Kontrakt

Pole wypełnianie automatycznie (z możliwością zmiany).

Zadanie

Wewnętrzny numer zlecenia nadany przez spedytora.

Wystawiono fakturę nr, data sprzedaży

Numer i data faktury, powstałej w oparciu o dane z kalkulacji. Pole wypełniane automatycznie przez program MaxFaktura2 w czasie tworzenia faktury.

Pierwszy załadunek

Zestaw informacji (termin, godzina, miejsce) dotyczących załadunku towarów. Należy wykorzystywać bazę firm.

Miejsce odprawy celnej

Odpowiednio: miejsce odprawy celnej przy załadunku lub rozładunku. Można wykorzystywać bazę firm lub wykonać wpis ręczny, np. u załadowcy.

Ostatni rozładunek

Analogicznie do pierwszego załadunku.

Następne miejsca załadunku, wcześniejsze rozładunku

Tabela kolejnych miejsc wraz z miejscami odpraw celnych.

Towary

Lista towarów zawierająca dowolnie szczegółowe dane.

Zapisanie danych zadania spedycyjnego na dysku następuje po kliknięciu przycisku [Do listy] lub [Do transportu].

Przygotowanie zlecenia dla przewoźnika

Po zarejestrowaniu otrzymanego zlecenia możemy bezpośrednio rozpocząć przygotowywanie zlecenia dla przewoźnika zawierającego dane wprowadzonego ładunku. Najprostszym sposobem jest, w trakcie edycji zadania spedycyjnego, kliknięcie w przycisk [Do transportu]. Wtedy automatycznie, w sposób niezauważalny dla operatora zostaną wykonane dwie operacje:

·         utworzenie nowego zlecenia dla przewoźnika

·         przypisanie ładunku temu zleceniu

Wyświetlenie listy transportów z możliwością ich edycji następuje także po wybraniu opcji menu Spedycja-Transporty lub po kliknięciu w ikonę na poniższej ilustracji.


Lista transportów wyświetlana jest w oknie, w którym mamy możliwość wyszukania istniejącego zlecenia dla przewoźnika, edycji, dopisania i usunięcia. Poniższa ilustracja przedstawia dane zlecenia dla przewoźnika. Ze względu na duży obszar ekranu zajmowany przez nie, zastosowano wyświetlanie danych w grupach, które są wybierane za pomocą zakładek. Dane podzielone są na następujące grupy:

·         Dokument, zadania

·         Przewoźnik

·         Uwagi

 

Pola i ich znaczenie na zakładce Dokument, zadania.

Numer, data

Niepowtarzalny numer zlecenia dla przewoźnika służący do jednoznacznej identyfikacji danych. Nadawany jest automatycznie przy dopisywaniu transportu z możliwością ręcznej zmiany. Struktura numeru pozwala na ciągnięcie niezależnych numeracji w wielu seriach.

Przejście graniczne

Jeżeli jest to wymagane, można podać przejście graniczne.

Rejestracja opłat skarbowych

W przypadku wykorzystywania własnego taboru można rejestrować opłaty skarbowe przypadające na dany transport. Program pozwala na wykonanie odpowiedniego zestawienia zbiorczego za dany okres.

Ładunki

Ramka z listą ładunków daje najważniejsze informacje w transporcie, a mianowicie listę zadań spedycyjnych realizowanych w ramach danego zlecenia dla przewoźnika. Tutaj widzimy czy mamy do czynienia z przewozem całopojazdowym, czy wielozaładunkowym. Tu możemy sprawdzić skuteczność operacji przyłączania lub odłączania ładunków od transportów.

Wskazując na tej liście określony ładunek i klikając przycisk [Pokaż ładunek] zamkniemy zlecenie dla przewoźnika i przejdziemy do edycji danych ładunku.

Towary w zadaniu

Po zaznaczeniu pola Towary następuje wyświetlenie listy towarów wchodzących w skład ładunku wskazanego na liście Ładunki.

Transport rozpoczęty

To pole wyboru wskazuje czy program zakwalifikował zlecenie dla przewoźnika do rozpoczętych. Transporty mogą być w jednym z poniższych stanów:

·         w przygotowywaniu

·         rozpoczęte

·         zakończone

Transport w przygotowywaniu jest do czasu wydrukowania zlecenia dla przewoźnika. Zadawane wtedy jest operatorowi pytanie, „czy uznać transport za rozpoczęty”. Twierdząca odpowiedź zakańcza przygotowywanie. Transport jest rozpoczęty. Za zakończony zostanie uznany ten transport, w którym zarejestrowano fakturę od przewoźnika lub inny dokument (zakładka Przewoźnik).

 

 

Poniższa ilustracja przedstawia dane wyświetlane po wybraniu zakładki Dokument, zadania.


Pola i ich znaczenie na zakładce Przewoźnik.

 


 

Przewoźnik

Symbol zgodny z bazą firm pozwalający na identyfikację jego firmy. W poniższych polach należy wprowadzić adres i osobę kontaktową. Zaleca się wykorzystywanie bazy firm.

Środek transportu

Rodzaj pojazdu (np. sam. cięż. 13,6 m. z bocznym załadunkiem) oraz numery rejestracyjne ciągnika i naczepy.

Kierowca

Imię, nazwisko, numer paszportu (jeżeli wymagane).

Proponowany fracht

Finansowa część umowy z przewoźnikiem. Można podać kwotę podstawową z podziałem na odcinek krajowy i zagraniczny oraz ewentualne kwoty dodatkowe.

Faktura przewoźnika

Wprowadzenie jakiegokolwiek symbolu w to pole powoduje zakwalifikowanie transportu do zakończonych. Można tu zapamiętać zapłatę przewoźnikowi.

Rzeczywiste koszty przewozu

Lista kwot będących kosztami wykonania przewozu. Kwoty mogą być w różnych walutach. Program sprowadza je do EUR i biorąc przychód podany w realizowanych zadaniach spedycyjnych wylicza dochód na transporcie.

 

Pola i ich znaczenie na zakładce Uwagi.

Zlecenie dla przewoźnika jest umową na wykonanie przewozu. W praktyce spedytor umieszcza na nim szereg informacji o charakterze prawnym, organizacyjnym, finansowym i inne. Ze względu na wykonywanie przewozów o różnym stopniu skomplikowania i współpracy z różnymi przewoźnikami (w tym z własną bazą transportową) program udostępnia możliwość stworzenia licznych zestawów uwag drukowanych na zleceniu dla przewoźnika. Wybór określonego zestawu następuje na zakładce Uwagi.

Pola wypełniane są automatycznie po wybraniu zestawu uwag w polu Nr zestawu. Jedynie dwa pola, a mianowicie Uwagi (pole 4) i Uwagi indywidualne nie są wypełniane automatycznie.

Zawartość pola Uwagi (pole 4) jest specjalnie wyeksponowana (wytłuszczona czcionka, gruba ramka) w górnej części wydruku zlecenia dla przewoźnika. Można tu umieścić ważne informacje np. „uwaga, towar wrażliwy na zamoknięcie”.

Zawartość pola Uwagi indywidualne drukowana jest w obszarze wcześniej omówionych uwag.

Po wprowadzeniu niezbędnych danych zapisujemy je na dysku klikając przycisk [Ö Do listy].

Poniższa ilustracja przedstawia pola wyświetlane po kliknięciu w zakładkę Uwagi.

 


 

Wydruk zlecenia dla przewoźnika

Mając przed sobą listę transportów wskazujemy transport, do którego chcemy wydrukować zlecenie. Następuje to po kliknięciu w przycisk [Drukuj]. Program pozwala na wydrukowanie następujących dokumentów:

·         zlecenie dla przewoźnika

·         upoważnienie dla kierowcy

·         awizacja do miejsc załadunku

Jeżeli w parametrze Drukowanie - przystosować podgląd przed wydrukiem podana jest wartość 1, nastąpi podgląd wydruku na ekranie. Służy on ostatecznemu sprawdzeniu poprawności danych, a także pozwala na wybór drukarki innej niż domyślna (w tym wirtualnego telefaksu - jeżeli jest zainstalowany).

Upoważnienie dla kierowcy oraz awizacja do miejsc załadunku tworzone są na rzecz określonych odbiorców. Przed wydrukiem program wynajduje listę potencjalnych odbiorców i wyświetla ją w oknie, w którym możemy dopisać następnych odbiorców i określić jaki dokument dla kogo.